Qué formato y qué tamaño de archivo piden los trámites

Por qué casi siempre piden PDF

No es manía burocrática: es el único formato que garantiza que lo que tú ves es lo que verá quien lo reciba. Un documento de Word se descoloca si el ordenador de enfrente no tiene tu tipo de letra, y una foto no se puede imprimir con un tamaño de página fijo. El PDF lleva dentro las letras, su tipografía y las medidas exactas de cada hoja, así que se abre igual en cualquier ordenador, móvil o impresora de aquí a diez años.

Por eso, cuando una sede electrónica dice «adjunte un único documento en formato PDF», lo que te está pidiendo de verdad es: un archivo, que se vea igual en todas partes y que se pueda archivar.

Los cuatro requisitos que casi siempre aparecen

Cada administración pone los suyos y conviene mirarlos en la propia página antes de empezar, pero el patrón se repite tanto que puedes contar con estos cuatro:

1. Un solo archivo

Es el que más gente incumple. Si tienes el formulario por un lado, el DNI por otro y tres justificantes sueltos, hay que entregarlo todo junto y en el orden que te indiquen. Para eso está unir PDF: los sueltas, los colocas mirando las miniaturas y sale un único documento. Si lo que tienes son fotos del móvil en vez de PDF, el camino es montarlas en un PDF antes de nada.

2. Un peso máximo

Lo habitual es encontrarse límites de entre 2 y 10 MB por archivo, y a veces un tope para el conjunto del expediente. El problema casi nunca es el texto: son los escaneados y las fotos, que pesan diez o veinte veces más.

Si tu PDF es un escaneado y no entra, comprimirlo suele resolverlo de un golpe. Si es un documento de texto generado desde Word, comprimirlo no sirve —y la herramienta te lo dice antes de que pierdas el tiempo—: ahí lo que toca es quedarte solo con las páginas que piden. Y si lo que pesa son fotos sueltas, compríme­las antes de montarlas.

3. Un formato concreto para las imágenes

Cuando piden una foto —del DNI, de un justificante, de una firma— casi siempre aceptan JPG y PNG, y casi nunca otra cosa. Ahí está la trampa de los móviles modernos: los iPhone y bastantes Android guardan en HEIC, que la mayoría de formularios rechaza sin explicar por qué. Si te dice que el archivo no es válido y a ti se te ve perfectamente en el móvil, es esto. Se arregla en diez segundos pasándolas a JPG.

Lo mismo con el WebP: se abre en cualquier navegador pero lo rechazan muchos formularios. Conviértelo a JPG y asunto resuelto.

4. Que se lea

Parece obvio y es el motivo silencioso de muchos requerimientos. Un escaneado torcido, oscuro o a baja resolución se rechaza aunque cumpla el formato y el peso. Si escaneas tú, 200 o 300 puntos por pulgada es lo correcto: por debajo las letras se deshacen, por encima solo engorda el archivo. Y si las páginas salen tumbadas del alimentador, enderézalas antes de enviar: el giro queda guardado dentro del archivo, no es el truco de girarlo en tu visor.

Tres cosas que no te dicen y dan problemas

El nombre del archivo importa. Muchas sedes antiguas se atragantan con acentos, eñes, espacios y símbolos. Un justificante_enero.pdf entra siempre; un Justificación nº1 (copia).pdf es una lotería. Cuesta cinco segundos y evita un error que no explica nada.

Una firma escaneada no es una firma electrónica. Pegar la imagen de tu firma en un PDF vale para muchos trámites informales, pero no es lo mismo que firmar con certificado digital o con Cl@ve. Si el trámite pide «documento firmado electrónicamente», ninguna herramienta de imagen te sirve: necesitas el certificado y su programa.

Lo que subes se queda. Si vas a enviar documentación con datos personales —tuyos o de otros—, piensa por dónde pasa el archivo antes de llegar a la sede. Las herramientas de esta web trabajan dentro de tu navegador justamente por eso: el documento no sale de tu dispositivo en ningún momento.

El orden que funciona

Si tienes que preparar un envío desde cero, este orden te ahorra repeticiones:

• Primero el formato. Pasa a JPG lo que esté en HEIC o WebP, antes de montar nada.
• Luego el peso de cada pieza. Comprime o redimensiona las fotos sueltas: es mucho más eficaz que comprimir el PDF al final.
• Después monta el documento. Fotos a PDF, y luego une todo en el orden que pidan.
• Al final, revisa. Mira el peso total, que las páginas estén derechas y que no se haya colado ninguna hoja de más.

Y guarda siempre el original aparte. Cuando un trámite te pide una modificación tres semanas después, agradecerás tener los archivos de partida y no solo el comprimido.

Lo que no puedo decirte

Los límites exactos de tu trámite. Cada administración —y a veces cada procedimiento dentro de la misma— pone los suyos, y cambian. Lo que tienes arriba es el patrón que se repite, pero el número bueno está siempre en la propia página del trámite, normalmente en letra pequeña junto al botón de adjuntar. Míralo antes de preparar nada: es un minuto que ahorra rehacerlo todo.